Regulamin 2019

REGULAMIN VI ZLOTU STARYCH TRAKTORÓW W ŁAZACH

I. ZASADY OGÓLNE
1. Impreza pn. Zlot Starych Traktorów w Łazach organizowana jest przez Stowarzyszenie Kocham Polski Bałtyk, Centrum Kultury w Mielnie oraz Holiday Camping Resort w Łazach w dniach 20-23 czerwca 2019 r. na terenie ośrodka Holiday Camping Resort przy ul. Leśnej 18 w Łazach.
2. W zlocie mogą brać udział pojazdy wyprodukowane przed dniem 31 grudnia 1980 roku, przy czym Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zaproszenia do udziału w Zlocie pojazdów młodszych o szczególnej wartości historycznej.
3. Zlot ma charakter zamknięty. Oznacza to, że na teren Zlotu mogą wjechać wyłącznie pojazdy zgłoszone przez uczestników Zlotu, pojazdy służb odpowiadających za utrzymanie bezpieczeństwa i porządku oraz pojazdy Organizatorów.
4. Uczestnikami Zlotu mogą być osoby pełnoletnie, które dokonają stosownego zgłoszenia zgodnie z formularzem zamieszczonym na stronie www.baltyckietraktory.pl
5. Zgłoszenie do udziału w Zlocie oznacza akceptację niniejszego regulaminu.
6. Regulamin Zlotu dostępny jest na stronie www.baltyckietraktory.pl oraz w recepcji Zlotu.
7. Na terenie imprezy obowiązuje zakaz uruchamiania silnika pojazdu za wyjątkiem wjazdu, wyjazdu na teren imprezy i przejazdu w inne miejsce. Ponadto zabrania się poruszania pojazdami zmechanizowanymi po godz. 22.00.
8. Na terenie Zlotu obowiązuje zachowanie szczególnej ostrożności, ograniczenie prędkości do 10 km/godz. oraz bezwzględny zakaz wykonywania manewrów niebezpiecznych.

II. ZASADY UCZESTNICTWA W ZLOCIE:
1. ZAŁOGA
Załogę stanowią wyłącznie jedna osoba określona jako kierowca oraz jego ciągnik. Kierowca musi mieć prawo jazdy kategorii B lub T.
2. TERMINY
Zapisy odbywają się wyłącznie przez stronę internetową www.baltyckietraktory.pl w terminie od 15.04.2019 r. do 06.06.2019 r.
3. ZGŁOSZENIA:
a) pierwszych 10 załóg, które zgłoszą się na imprezę poprzez panel rejestracyjny na stronie internetowej www.baltyckietraktory.pl na Zlot „na kołach” otrzyma ekwiwalent za paliwo, bezpłatne zakwaterowanie i wyżywienie oraz upominki od sponsorów (decyduje kolejność zgłoszeń).
b) kolejne załogi od 11 do 35, które zgłoszą się na imprezę poprzez panel rejestracyjny na stronie internetowej www.baltyckietraktory.pl na Zlot otrzymają bezpłatny zakwaterowanie i wyżywienie oraz ekwiwalent równowartości 50 l. paliwa (decyduje kolejność zgłoszeń).
c) następne załogi od 36 do 40, które zgłoszą się na imprezę poprzez panel rejestracyjny na stronie internetowej www.baltyckietraktory.pl na Zlot otrzymają ekwiwalent o wartości 100 złotych,
d) zakwaterowanie uczestników dokonuje Organizator i do niego należy wybór miejsca zakwaterowania.
e) osoby towarzyszące załogom ponoszą pełne koszty zakwaterowania oraz wyżywienia podczas Zlotu ale mogą otrzymać promocyjną ofertę w miejscach noclegowych wskazanych przez Organizatora (kontakt telefoniczny pod nr tel. 94 315 60 71).
4. PROCEDURA ZGŁOSZEŃ
a) formularz zgłoszenia wypełnia uczestnik wyłącznie poprzez stronę internetową www.baltyckietraktory.pl.
b) po prawidłowym wypełnieniu, zgłoszenie zostanie automatycznie wysłane pocztą elektroniczną do organizatora. W momencie przyjęcia zgłoszenia Organizator informuje o tym uczestnika mailowo na wskazany przez niego w formularzu adres e-mail.
c) w przypadku rezygnacji z udziału w imprezie w terminie 3 dni od dnia zgłoszenia – rezygnacja jest bezpłatna.
d) w przypadku rezygnacji z udziału w imprezie po upływie terminu 3 dni od dnia zgłoszenia, zgłaszający ma obowiązek zwrócić koszty organizacyjne w wysokości 300 zł na wskazane przez Organizatora rachunek bankowy bez wezwania.
e) uczestnik ma obowiązek dostarczyć podczas Odbioru Administracyjnego oryginał zgłoszenia z podpisem załogi.
f) przez fakt podpisania zgłoszenia załoga przyjmuje do wiadomości, że startuje w imprezie na własną odpowiedzialność i zrzeka się wszelkich roszczeń za szkody wynikłe podczas imprezy w stosunku do Organizatorów Zlotu.

5. LICZBA ZAŁÓG
a) pojemność trasy (dotyczy wspólnego przejazdu na trasie Łazy-Mielno-Łazy): 40 załóg
b) w przypadku zgłoszenia więcej niż 40 załóg o przyjęciu decydować będzie kolejność wpływu zgłoszeń do Organizatora.

III. PROGRAM I PRZEBIEG ZLOTU
1. Zgodnie z programem Zlotu: 21 czerwca 2019r. (piątek) odbędzie się przejazd kolumny pojazdów/ parada na trasie Łazy-Mielno-Łazy. W czasie trwania Zlotu odbywać się będą również zawody sprawnościowe dla pojazdów biorących udział w imprezie oraz przejazdy po plaży (szczegółowy harmonogram Zlotu na stronie www.baltyckietraktory.pl). Udział w ww. atrakcjach jest dobrowolny. Organizatorzy zapewniają ewentualną wymaganą organizację ruchu w asyście Policji i Straży Miejskiej oraz pomoc w dozorze pojazdów podczas ich eksponowania. Pierwszeństwo posiadają pojazdy sprzed 1945 roku, decyduje również kolejność zgłoszeń. Maksymalna liczba pojazdów mogących wziąć udział w przejeździe to 40 pojazdów (ilość pojazdów podyktowana względami organizacyjnymi, wymogami bezpieczeństwa i przepisami ruchu drogowego).
2. Organizator zapewnia możliwość uczestnictwa w imprezie firmom, prowadzącym sprzedaż towarów i usług zaakceptowanych przez Organizatorów Zlotu.
3. Organizatorzy zapewniają możliwość wymiany marketingowej i reklamowej na podstawie zawieranych odrębnych umów sponsorskich w celu pozyskania środków przeznaczonych na organizację Zlotu.
4. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wykorzystania materiałów filmowych i zdjęć dokumentujących przebieg imprezy z udziałem uczestników i gości dla celów reklamowych i marketingowych VI Międzynarodowego Zlotu Starych Traktorów „Kochamy Stare Traktory”. Uczestnictwo w Zlocie jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku uczestnika na potrzeby materiałów filmowych i zdjęć dokumentujących przebieg imprezy dla celów reklamowych i utrwalonych podczas imprezy, wykorzystywanych i udostępnianych w sposób komercyjny w tym na wszelkiego rodzaju nośnikach materialnych (cyfrowych, optycznych itp.) i niematerialnych (transmisja danych).
5. Organizatorzy zastrzegają możliwość wprowadzenia dla zwiedzających dodatkowych opłat dotyczących możliwości korzystania z niektórych atrakcji, nie będących zasadniczą częścią Zlotu i jego programu.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo dokonywania zmian w programie Zlotu z powodów niezależnych od nich np. niekorzystnych warunków pogodowych.

IV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ UCZESTNIKÓW ZLOTU
1. Zawodnicy startują w zadaniach sprawnościowych jedynie na własną odpowiedzialność, a wszystkie szkody związane z udziałem w zadaniach sprawnościowych, tak wobec siebie, swoich pojazdów, jak i osób trzecich zobowiązani są pokryć we własnym zakresie, Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Uczestników w czasie Zlotu.
2. W czasie Zlotu kierowcy pojazdów zobowiązani są do zachowania trzeźwości, a Organizatorzy mają prawo dokonać sprawdzenia trzeźwości kierowcy za pomocą alkomatu, w każdym przypadku bez podania przyczyny. W przypadku stwierdzenia nietrzeźwości kierowcy, nie ma on prawa kierować pojazdem na terenie Zlotu.
3. Uczestnicy są zobowiązani do dozoru nad swym mieniem ruchomym, w którego sprawowaniu pomagają Organizatorzy przez wyznaczone do tego osoby. Organizatorzy nie odpowiadają za winę w nadzorze w przypadku strat wywołanych w wyniku zaniedbania lub lekkomyślności uczestników.
4. Uczestnicy imprezy zobowiązani są samodzielnie ubezpieczyć swoje mienie (eksponaty, sprzęt i urządzenia, mienie prywatne, pojazdy służbowe itp.) zarówno na cały okres trwania imprezy oraz ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej.

V. ODPOWIEDZIALNOŚC I REKLAMACJE
1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzone lub utracone mienie uczestników imprezy, w szczególności w wyniku kradzieży lub zagubienia, jak również za szkody wyrządzone przez Zwiedzających czy innych Uczestników Zlotu.
2. . Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu uczestników imprezy, spowodowane siłą wyższą np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą itp.
3. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane przez Organizatora szczególne środki zabezpieczenia terenu imprezy.
4. O wystąpieniu szkody uczestnik imprezy zobowiązany jest pisemnie powiadomić Organizatora niezwłocznie po jej stwierdzeniu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania, skrócenia, zmiany terminu, a także ograniczenia jej zakresu imprezy bez prawa do odszkodowania.
6. Wszelkie reklamacje uczestnicy imprezy zobowiązani są zgłaszać w czasie trwania imprezy.

VI. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Państwa danych osobowych jest Centrum Kultury w Mielnie, adres Bolesława Chrobrego 45, 76-032 Mielno. Możecie się Państwo kontaktować również z wyznaczonym przez CKU inspektorem ochrony danych pod numerem telefony 94 3149141 i adresem e-mail kontakt@ckm.mielno.pl. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe zawarte w formularzu zgłoszeniowym wyłącznie w celu wzięcia udziału w zlocie i zapewnienia bezpieczeństwa na podstawie art.6.1.lit.b RODO1. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie organy uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz obiekty noclegowe, w których zostaną zakwaterowani uczestnicy Zlotu, do celów rezerwacyjnych.
Będziemy przechowywać państwa dane osobowe w okresie 3 miesięcy od zakończenia Zlotu, a w zakresie zgody na publikacje przez czas przez czas publikowania i promocji wydarzeń.
Zgodnie z RODO1 przysługuje Państwu:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
e) prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO
(na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
Na podstawie regulaminu Zlotu podanie przez Państwa danych osobowych w formularzu zgłoszeniowym, jest dobrowolne jednak niezbędne aby wziąć udział w Zlocie.
Administrator nie ma zamiaru przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub do organizacji międzynarodowej. W trakcie przetwarzania danych osobowych żadne decyzje dotyczące Państwa nie będą zapadać automatycznie oraz nie będą tworzone żadne profile, co oznacza, że nie będą podejmowane działania, o których mowa w art. 22 ust.1 i 4 RODO1.
—————————————————————————————————————-
1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Radu (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz podjętych działań